Por conta da imensa praticidade que os certificados digitais conferem ao cotidiano de empresas e pessoas, a certificação ganha mais popularidade a cada dia que passa.
Afinal, com apenas um arquivo, você assina e autentica documentos online com total validade, faz transações e cumpre obrigações somente através da internet, sem necessidade de sair de casa.
No entanto, algumas dúvidas surgem no meio do caminho: Como saber se minha empresa é obrigada a ter certificado digital? Mesmo não sendo obrigado, eu posso ter um? Onde solicitar?
Nossos especialistas da Grandes Lagos esclareceram essas e outras dúvidas, confira a seguir.
Quem é obrigado a ter Certificado Digital?
Para algumas pessoas o certificado digital é considerado um item obrigatório, pois o governo federal estende cada vez mais a necessidade de certificação digital para diferentes obrigações, órgãos e programas em vigor, como envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Lembrando que a empresa obrigada a usar o certificado digital que não possuir a documentação regulamentada, poderá sofrer penalidades como multas e sanções na ausência dos documentos.
Por lei, toda empresa que emite NF-e (nota fiscal eletrônica de produtos) é obrigada a ter um certificado digital. Além disso, todos os inscritos no regime tributário de lucro presumido ou lucro real, também necessitam obrigatoriamente fazer uso do certificado digital.
Já as empresas do Simples Nacional são obrigadas a usar o documento se tiverem mais de um empregado.
A única exceção é o MEI (microempreendedor individual), que é desobrigado do uso da documentação. Se você é microempreendedor individual, não precisa usar a assinatura digital e poderá cumprir suas obrigações com o seu código de acesso. Porém, o MEI que faz a emissão de NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas) de maneira consistente deve possuir certificado digital.
Ainda assim, é possível optar voluntariamente pelo documento sendo MEI para facilitar o dia a dia das suas atividades.
No caso de microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP), o certificado poderá ser exigido nos seguintes casos, conforme Resolução CGSN 140/18:
- Para recolher o FGTS, entregar a GFIP e enviar informações trabalhistas pelo eSocial;
- Quando a legislação municipal ou o CONFAZ exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
- Prestar informações relativas ao ICMS, desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
- Prestar informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.
Não tenho empresa, posso emitir meu Certificado Digital mesmo assim?
Você acabou de ver os casos onde o uso do certificado digital é obrigatório, mas, felizmente, ele é livre para que todas as pessoas (física ou jurídica) possam usufruir de suas facilidades e segurança.
O e-CPF é ideal para pessoas físicas que desejam ter um certificado digital. Trata-se de uma versão digital do CPF que permite assinar documentos, acessar serviços e autenticar procurações. Com ele, também é possível entregar declarações de imposto de renda e diversos outros documentos eletrônicos que necessitam de uma assinatura digital.
Já o e-CNPJ funciona como um CNPJ virtual e com ele é possível emitir nota fiscal eletrônica, realizar obrigações e também viabilizar a transmissão de escritura fiscal no meio digital.
Independentemente de ser obrigatório ou opcional, uma coisa é fato: os certificados digitais vieram para ficar! Isso porque essa ferramenta reduz muito as burocracias diárias, auxiliando de forma segura e ágil na resolução de problemas.
Ainda está com alguma dúvida sobre a obrigatoriedade da certificação digital para o contexto particular da sua empresa?
Não se preocupe! Nosso time Grandes Lagos está sempre disponível para analisar cuidadosamente as necessidades da sua empresa.
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